Wie man Projektmagie erzeugt

Was macht ein gutes Projekt aus? Gute Ergebnisse? Gutes Geld verdient? Gutes Feedback vom Kunden? Im Budgetrahmen geblieben? Motiviertes Team? Nutzertests durchgeführt und auf die Ergebnisse gehört? Workload-Peaks gut gemeistert? Projektvorstellungen umgesetzt? Und dabei wurde etwas „Neues“ geschaffen oder gar dazugelernt? Kann man nicht so genau erklären, es war irgendwie magisch?

Hm … ja, vielleicht. Das mit der Magie, das hat schon was.
Aber was bedeutet das? Das Projekt muss sich also wie von unsichtbarer Hand in ein Geflecht aus Ereignissen, Umständen, Personen, unterschiedlichen Bedürfnissen und Budgets einfügen?

Die Erfahrung zeigt: Magie passiert nicht, wenn man in der eigenen Suppe siedet. Sie passiert nicht, wenn sich Team-Mitglieder oder Kunden der Wichtigkeit ihrer Rolle nicht bewusst sind. Physische wie psychische Anwesenheit aller Beteiligten ist zentraler Bestandteil von Projektmagie. So können zielorientierte Kommunikation und kollaboratives Arbeiten ermöglicht werden. So kann Projektsog erzeugt und Visionen kreiert werden. So kann Magie passieren. Und wie stellt man eine Basis für dieses Bewusstsein sicher? Zum Beispiel durch Retrospektiven.

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Was sind Retrospektiven?

Retrospektive bedeutet ein in der Vergangenheit liegendes (abgeschlossenes) Ereignis zu betrachten. Auf ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Projektphase bezogen, sind Retrospektiven spezielle Zusammenkünfte, in denen das Team (inklusive Kunden) sich versammelt um einen definierten Projektabschnitt oder das Projekt selbst zu reflektieren.
Diese Reflektion findet nicht an einem „Round Table“ in einer Diskussion statt. Vielmehr werden in strukturierter Form mit verschiedenen Techniken Daten gesammelt, evaluiert, spezifische Maßnahmen gesammelt und an Verantwortliche verteilt. Das Projekt wird von allen Teilnehmern gemeinsam untersucht. Gemeinsam lernt man das Projekt kennen, agiert und legt Handlungen zur Adaptierung von Methoden und Teamwork fest.

Keine Theorie, alles wichtige Erkenntnisse. Ein entscheidungsfähiges Team schafft Ergebnisse.

Leitsatz der Retrospektive

Damit eine Retrospektive wie eben skizziert erfolgreich und effektiv ablaufen kann, muss sie „sicher“ sein. Alle Teilnehmer müssen sich innerhalb dieser Runde wohlfühlen können um ihre Arbeit zu untersuchen und um auch akzeptieren zu können, dass es möglicherweise Wege gibt die Zusammenarbeit zu verbessern.

Norman L. Kerth hat in seinem Buch „Project Retrospectives“ folgenden Leitsatz festgehalten:

Unabhängig davon, was wir entdecken, müssen wir der Auffassung sein und daran glauben, dass alle ihr Bestes gaben, angesichts
• ihres Könnens, Fähigkeiten und Qualifikationen
• der Mittel, die ihnen zur Verfügung standen
• ihres Wissensstandes zu diesem Zeitpunkt und
• den zugrundeliegenden Umständen

Dieses Sicherheitsgefühl aufrecht zu erhalten ist entscheidend für das Gelingen einer Retrospektive. Es garantiert auch die rege und positive Partizipation der Teilnehmer. Eine einzelne Stimme kann nie die ganze Geschichte des Projektes erzählen. Die Lernkurve aller Beteiligten wäre eher flach. Viele Stimmen, die das Projekt widerspiegeln, erreichen eine größere Bandbreite an Erkenntnissen. Dabei geht es in einer Retrospektive nicht nur um das Herausfinden möglichst vieler Fehler in einem Projekt. Da würde viel Qualität verloren gehen. Es geht auch darum zu analysieren, was zum Gelingen des Projektes beigetragen hat. Welche Mechanismen haben dem Projekt (oder Projektabschnitt) zu Erfolg verholfen? Die Retrospektive bietet den Raum das Projekt in all seinen Facetten zu reflektieren:

  • Was ist passiert?
  • Was hat funktioniert?
  • Wie wollen wir weiterarbeiten?

Je öfter Retrospektiven abgehalten werden, desto mehr werden sie Teil einer Verhaltenskultur in Projekten. Mit zunehmender Taktung erhöht sich auch die Effektivität und Selbstverständlichkeit mit der man Projekte nachjustiert oder Veränderungen vornimmt. Man muss nicht einen langen Zeitraum reflektieren, sondern kann sich auf kleine Zeiträume konzentrieren. So schafft man es zu jeder Projektphase die richtigen Entscheidungen leichter zu treffen.

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dmcgroup und Retrospektiven

Die dmcgroup ist vor einigen Jahren mit agilen Arbeitsmethoden und damit auch mit Retrospektiven in Berührung gekommen. Diese Periode, die Erfolgserlebnisse und Aha-Momente haben die Arbeitsweise nachhaltig beeinflusst und für ein besseres Verständnis von iterativen Prozessen gesorgt. Heute werden Retrospektiven sowohl agenturintern, als auch mit dem Kunden innerhalb eines Projektzyklus, oder am Ende eines Projektes abgehalten.

Unabhängig vom Projektrahmen, egal ob es sich um ein agiles, oder um ein klassisches Waterfall-Projekt handelt, sind Retrospektiven ein ausgezeichnetes Werkzeug um alle Projektbeteiligten zusammenzubringen, gemeinsam Freude und Bedenken, Erkenntnisse und offene Fragen zum Projekt zu teilen.

Retrospektiven haben sich aus dem Bereich der agilen Software-Entwicklung emanzipiert: Ein agiler Workflow, der das Projekt zum Beispiel in verschiedene Sprints gliedert und auf dem Prinzip der kontinuierlichen Lieferung von Arbeitsergebnissen beruht, begünstigt die Einbindung von Retrospektiven. So kann nach jedem Sprint/Abschnitt eine Retrospektive abgehalten werden. Die konkreten Ergebnisse aus den „Retros“ fließen direkt in das Projekt ein. Dadurch werden Arbeitsprozesse „on the fly“ optimiert und Projektergebnisse unmittelbar positiv beeinflusst.

Diese regelmäßig abgehaltenen Retrospektiven fokussieren auf „echte“ Probleme und das Team deckt „echte“ Lösungswege auf. So werden Lösungs-Szenarien nicht top-down oktruiert, sondern das Team wählt seine Handlungsräume selbst. Jedes Team-Mitglied engagiert und investiert in den gemeinsamen Erfolg. Das beeinflusst folgende Faktoren maßgeblich:

  • Erhöhung der Produktivität
  • Kapazitäten werden erkannt
  • Vorhandene Potenziale werden genutzt
  • Steigerung der Qualität von Ergebnissen

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Retrospektive – ein simpler Einstieg um Veränderungen einzuleiten

Die Retrospektive ist kein Universalmittel um großartige Projektergebnisse zu erzielen. Aber sie ist ein guter Beginn, Arbeitsprozesse zielorientiert zu reflektieren, alte Schemata aufzubrechen und neue Techniken auszuprobieren. Das ermöglicht den Kunden in einen transparenten Kommunikationsprozess einzugliedern. Jedes einzelne Team-Mitglied wird in der Bedeutung seiner/ihrer Rolle gestärkt und darin bestärkt, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Das ist für die dmcgroup ein essenzieller Bestandteil von Projektmagie.

Was bedeutet für Sie Projektmagie und welche Handlungen setzen Sie, um sie zu entfachen? Teilen Sie Ihre Gedanken mit uns.

Weiterführende Literatur

Norman L. Kerth: Project Retrospectives. A handbook for teamreviews. Dorset House Publishing, 3143 Broadway, Suite 2B, New York. New York 2001.

Esther Derby, Diana Larsen: Agile Retrospectives. Making good teams great. The pragmatic programmers. 2006.

Agile Retrospective Resource Wiki
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Karin Cepin arbeitet als Visual Designer bei der dmcgroup. Sie ist begeisterte Langstreckenläuferin und bringt gerne Veränderungen auf Trab.