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Since a couple of weeks most people are working from home. But how do you best handle your time? Which tools are really helpful with time management?

by Tamara Himler

The new working environment requires a lot of self-responsability and self-organization – both things not everyone is gifted with. We searched and tested techniques, tools and apps for you, that will help you to find the best homeoffice routine!

Through our own experiences we identified time-management as a very complex topic, because it is not only about time itself. We took a closer look regarding the different perspectives:



Enhance the efficiency of your work.

Tracking & Reporting

Track and measure your work results.


Start with making a plan.

01 Productivity

We all want to enhance the efficiency of our work constantly. But working from home we are often surrounded by distractions, which make it hard to concentrate. Following online- and offline-tools can help you with simple hacks to keep your focus alone (or surrounded by a lot of people).

Promodoro Technique (Offline)

This method from the 1980s was named after a red kitchen timer in the form of a tomato. The idea is simple: multiple breaks shall help to optimize the mental mobility and the digressing and distruption due to external disturbances are minimized. The timeboxing divides the working phases into smaller portions which shall help to trick inner resistances.

This method work perfectly offline, but there are multiple apps which can help you with the time keeping (for example: App Focus Keeper).

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Atomic Habits (Offline)

Für alle, die ihre Produktivität auch über die Arbeit hinaus weiter optimieren möchten, haben wir einen Buch-Tipp: Das Buch “Atomic Habits” von James Clear, US-amerikanischer Blogger und Speaker, beschäftigt sich damit, wie man lernt gute Gewohnheiten zu etablieren und schlechte sein zu lassen. Atomics sind kleine Gewohnheiten, die in Summe aber fundamental unser Leben besser machen können, indem diese kleinen Muster zu einer Routine werden. Viele kleine Veränderungen werden übereinander gelegt und so entsteht große Veränderung. Clear vertritt den Ansatz, dass jede Gewohnheit in kleinere Gewohnheiten herunter gebrochen werden kann und wir somit Stück für Stück unser Verhalten verändern können. Ein Beispiel: Wenn Sie in einem Jahr 30 Bücher lesen möchten, starten Sie doch damit jeden Tag eine Seite zu lesen!

Bullet Journaling (Offline)

Ryder Carrol, der Erfinder des Bullet Journals, war aufgrund seiner Lernschwäche gezwungen eine Methode zu finden, um seine Produktivität zu steigern. Und nach einiger Zeit entwickelte er eine eigene Sprache – das Rapid Logging – um seine Aufgaben, Fortschritte und Events im Blick zu behalten und zu tracken. Carrol selbst beschreibt es als “mindful practicte disgused as a productivity system”, denn bei dieser Methode geht es auch darum sich Ziele zu setzen und über seinen Alltag zu reflektieren, auch Prioritäten und Inspirationen können festgehalten werden. In vier Kategorien (Daily Log, Monthly Log, Future Log und Index) werden “Bullets” notiert und Arbeitsstände festgehalten.


02 Tracking & Reporting

Rescue Time (Online)

Der Tag vergeht und wir beschäftigen uns mit tausend Dingen und am Ende wissen wir nicht mehr, was wir eigentlich getan hab. In solchen Fällen könnten Sie damit beginnen Ihre Arbeitszeit zu tracken, beispielsweise mit dem Online-Tool “Rescue Time”, welches auch von ganzen Teams genutzt werden kann. Einer der Vorteile dieser Applikation ist, dass man bestimmte Seiten wie Social Media, Entertainment- oder Nachrichten-Seiten, ganz einfach blockieren kann und so noch fokussierter bei der Sache bleibt. Außerdem können Ziele gesetzt und Reminder eingestellt werden, die nach einer festgelegten Zeitspanne automatisch erscheinen (wenn Sie beispielsweise bereits eine Stunde auf YouTube verbracht haben). Gesammelt wird alles in einer Trend-Ansicht und auch in einem Weekly Report.


Toggl (Online)

Dieser One-Klick-Timer wird bereits von einigen dmcgroup-Teammitgliedern genutzt. Toggl ermöglicht es, Aufgaben abzuarbeiten und einen zeitlichen Überblick zu behalten. Termine können in Toggl getrackt werden und der Toggl-Button kann in mehrere Applikationen, wie Slack oder Trello, integriert werden. Auch hier können ganze Projekte angelegt werden um den Fortschritt und Scope stets im Blick zu behalten. Auch Stundensätze können in diesem Tool hinterlegt werden und Reportings ausgespielt werden.


Tyme (Online)

Tyme allows you to track not just only your work time but to track whole projects, budgets and deadlines – for yourself only or for a whole team. Timer can be set with shortcuts, recorded time can be connected with a calendar and exports are possible. Aesthetically pleasing visuals give an overview over recorded hours, over- and undertime, working hours, booked times and sales. Tyme is also interesting for team managers because availabilities of team members can be easily tracked with an overview of the capacities of all team members. As of now the tool ist only available for Apple users and is fee-based. For everyone who is interested, there is a free test-version available.

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03 Tasks

Todoist (online)

Another tool used by the dmcgroup-Team is Todoist. As the name suggests, this tool helps to structure tasks and create to-do-lists for the upcoming seven days. Todoist offer the possability to define subtasks and sections, assign tasks to other people and to set reminders and productivity-goals. The outcomes are presented visually and the tool can be used over all devices and can be synchronized with Alexa, Dropbox and Google calendar.


Trello (Online)

As an agency we have used this tool multiple times in order to visualize project statuses for our clients and also to have an overview of your own tasks or to define, organize and distribute tasks as a team. With Trello you can create lists and cards, assign self-defined labels and checklists, deadlines and assign them to team members. We were able to gather a lot of experience over time with Trello and use it almost daily because it is flexible and extremely versatile!

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The key: Routine

This list of tools gives only a small glimpse into the crazy amount of software and techniques to become more productive. At the end of the day besides all of those little helpers it is most important to develop a fitting routine and to use tools, that don´t waste your time but really make you faster and make your work more easy. We hope there was something for you to take away to start your journey to your own routine!

Get in touch, meet the beast!

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