Die Teilnahme an Projektausschreibungen – im Agentur-Neudeutsch „Pitch“ genannt – ist für die dmcgroup wie für viele andere Agenturen im Digital- und Werbebereich eine wichtige Methode fürs New Business Development. Die Zeit, um eine Pitch-Einreichung zu erarbeiten ist knapp. Daher sind Methoden der Teamarbeit gefragt, um in kurzer Zeit maximale Kreativität und Produktivität zu erreichen.
Von Philipp Brunner
Die dmcgroup im War Room: Zutaten für Teamarbeit mit Fokus – für ein Maximum an Output (und Spaß)
Dezidierter Raum – Ein „New Business War Room“
Das Projektteam muss sich innerhalb kürzester Zeit sehr intensiv auf ein komplexes Thema einstimmen und benötigt daher eine Umgebung, die wenig Ablenkung von außen sowie genügend Platz für die Projektarbeit bietet. Der Begriff „War Room“ dient bereits seit einiger Zeit als martialische aber treffende Beschreibung eines solchen Projekt-Environments:
A War Room (or command center) is any place that is used to provide centralized command for some purpose.
Der Pulsschlag im Projekt: Daily Huddles
Daily Huddles sind tägliche (vornehmlich morgendliche), kurze und pointierte Meetings zum Projektstatus. Ursprünglich eine Methode aus der agilen Softwareentwicklung, sind Stand-up-Meetings und Huddles längst im Agenturbereich angekommen.
Der Begriff „Huddle“ ist aus der Welt des Sports entlehnt: im American Football kennt man den Huddle als eine gemeinsame Versammlung der Spieler einer Mannschaft am Beginn einer Spielzeit, um über Strategie und Spielzüge zu beratschlagen. Die Spieler stecken dabei im wörtlichen Sinn die Köpfe zusammen.
- Das Team erarbeitet die Vorgangsweise für den Tag kollaborativ
- Vorhandene Information, Wissen, Lösungen und Probleme werden im Team geteilt
- Dadurch kann ein gemeinsames Verständnis der Dinge gewährleistet werden
- Auf diese Weise können Fehler oder Probleme frühzeitig erkannt und vermieden werden
Huddles funktionieren hervorragend, um ein Team für den bevorstehenden Tag zu aktivieren, weil es sich um persönliche Treffen handelt – direkte „Face to Face“-Kommunikation und Stärkung des „Wir“-Gedankens im Projektteam stehen im Vordergrund. Im Verlauf unseres Pitch-Projektes erwiesen sich die Daily-Huddles als äußerst effektive Methode, um den Arbeitstag zu beginnen.
Ein Raum voller Ideen – Wallspace & Post-Its
Wie vorhin schon angesprochen, stellt sich ein Raum mit vielen freien, bespielbaren Wänden (also verfügbarem „Wallspace“) als wertvolle Zutat für einen inspirierenden Projektraum heraus.
Indem möglichst alle Arbeitsgrundlagen und -ergebnisse wie Projektziele, Stichworte zu Geschäftsmodellen des Kunden, Tagclouds mit relevanten Konzeptideen, Skizzen oder finale Screens an die Wände gepinnt werden, hat sie das Team immer vor Augen. Nichts kann verloren gehen und mögliche Abweichungen vom erarbeiteten Konzept fallen sofort auf.
- Gamestorming & Innovation Games: Zunächst ging es darum, mit Hilfe von spielerischen Innovationstechniken, die Aufgabenstellungen zu verstehen, Business- und Userziele zu erarbeiten und eine gemeinsame Projekt-Vision zu entwickeln.
- Definition & Konzeption: Im nächsten Arbeitsschritt trennten wir wichtige Erkenntnisse von weniger wichtigen, erarbeiteten Story Maps und User Tasks für die relevanten Nutzergruppen (Nutzerzentriertes Design!) und skizzierten unsere Ideen. Die Definition von Schlüsselelementen half, die Projekt-Vision weiter zu fokussieren.
- Design, Prototyping & Präsentation: Wireframes dienten als Grundlage für die kreative Umsetzung der Vision durch unsere Designer. Für den Pitch-Termin wurden ein Klick-Dummy und eine multimedial angereicherte Präsentation vorbereitet.
In allen Phasen half es, die Gesamtheit unserer Projektvision stets vor Augen – an den Wänden – zu haben. Wir mussten gegen Ende des Pitch-Prozesses Leitern benutzen, um den letzten verfügbaren Wallspace noch nutzen zu können.
Befindlichkeitsmonitor fürs Team – Mini-Retro & Retro
Zwei Wochen konzentrierter Teamarbeit sind eine lange Zeit – und eine emotionale Herausforderung für jedes Team. Offene Kommunikation zu jedem Zeitpunkt im Verlauf des Projektes ist daher essentiell.
Die Methode der Retrospektive findet besonders in der agilen Softwareentwicklung Anwendung. Sie bezeichnet ein Team-Meeting, in dem besprochen wird, was im Verlauf der Projektarbeit gut gelaufen und von Wert ist, in unserer weiteren Arbeitsweise etabliert zu werden. Die Retrospektive thematisiert auch Dinge, die der Projektarbeit nicht zuträglich waren und künftig vermieden werden sollten. Auch wird analysiert, welche Dinge angepasst werden sollten, um die Arbeitsweise zu verbessern.
Resümee
Alle am Pitch-Projekt beteiligten Personen waren sich am Ende einig: diese Form der strukturierten und fokussierten Zusammenarbeit ist höchst produktiv und macht dabei jede Menge Spaß. Die Motivation im Projekt war (bis auf temporäre Schwankungen) durchgehend sehr hoch, das Team identifizierte sich mit dem Projekt und machte im Verlauf eine vollkommen neue Erfahrung der Teamarbeit.
Den Pitch hat die dmcgroup übrigens nicht gewonnen. Hinter dem erarbeiteten Konzept und Design sowie dem Prozess, in dem sie entstanden sind, steht das Team noch heute.
Buchempfehlungen
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By Alexander Osterwalder and Yves Pigneur
Visual Teams: Graphic Tools for Commitment, Innovation, and High Performance
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Agile Retrospectives: Making Good Teams Great
by Esther Derby and Diana Larsen
Foreword by Ken Schwaber