Fokussierte Teamarbeit

Die dmcgroup hat zum Anlass einer Pitch-Beteiligung ein neues Set an Methoden zur fokussierten Teamarbeit und Output-Maximierung erprobt und etabliert. Gegenstand des Pitches war die Neugestaltung mehrerer Portal-Sites eines kommunalen Unternehmens.

Dezidierter Raum – Ein „New Business War Room“

Das Projektteam muss sich innerhalb kürzester Zeit sehr intensiv auf ein komplexes Thema einstimmen und benötigt daher eine Umgebung, die wenig Ablenkung von außen sowie genügend Platz für die Projektarbeit bietet. Der Begriff „War Room“ dient bereits seit einiger Zeit als martialische aber treffende Beschreibung eines solchen Projekt-Environments:

A War Room (or command center) is any place that is used to provide centralized command for some purpose.

Entscheidendes Kriterium für einen guten War Room ist seine Flexibilität und Wandelbarkeit: unterschiedliche Arbeitsschritte und -gruppen verlangen unterschiedliche räumliche „Setups“ und Arbeitsplätze. Ebenfalls wichtig: freie Wände oder Tafeln für Skizzen, Notizen und Gedanken (dazu weiter unten mehr). Je nach Aufgabe werden verschiedene „Gewerke“ und Teams in die Arbeit im Projektraum eingebunden.

Der Pulsschlag im Projekt: Daily Huddles

Daily Huddles sind tägliche (vornehmlich morgendliche), kurze und pointierte Meetings zum Projektstatus. Ursprünglich eine Methode aus der agilen Softwareentwicklung, sind Stand-up-Meetings und Huddles längst im Agenturbereich angekommen.

Der Begriff „Huddle“ ist aus der Welt des Sports entlehnt: im American Football kennt man den Huddle als eine gemeinsame Versammlung der Spieler einer Mannschaft am Beginn einer Spielzeit, um über Strategie und Spielzüge zu beratschlagen. Die Spieler stecken dabei im wörtlichen Sinn die Köpfe zusammen.

Im Agenturkontext  dient der Huddle auch dazu, die „Aktionen und Spielzüge“, sowie die übergeordnete Strategie für den vorliegenden Tag zu besprechen. Dabei bietet der Huddle einige essentielle Benefits für die Projektarbeit und das Team:

• Das Team erarbeitet die Vorgangsweise für den Tag kollaborativ
• Vorhandene Information, Wissen, Lösungen und Probleme werden im Team geteilt
• Dadurch kann ein gemeinsames Verständnis der Dinge gewährleistet werden
• Auf diese Weise können Fehler oder Probleme frühzeitig erkannt und vermieden werden

Huddles funktionieren hervorragend, um ein Team für den bevorstehenden Tag zu aktivieren, weil es sich um persönliche Treffen handelt – direkte „Face to Face“-Kommunikation und Stärkung des „Wir“-Gedankens im Projektteam stehen im Vordergrund. Im Verlauf unseres Pitch-Projektes erwiesen sich die Daily-Huddles als äußerst effektive Methode, um den Arbeitstag zu beginnen.

Ein Raum voller Ideen – Wallspace & Post-Its

Wie vorhin schon angesprochen, stellt sich ein Raum mit vielen freien, bespielbaren Wänden (also verfügbarem „Wallspace“) als wertvolle Zutat für einen inspirierenden Projektraum heraus.

Indem möglichst alle Arbeitsgrundlagen und -ergebnisse wie Projektziele, Stichworte zu Geschäftsmodellen des Kunden, Tagclouds mit relevanten Konzeptideen, Skizzen oder finale Screens an die Wände gepinnt werden, hat sie das Team immer vor Augen. Nichts kann verloren gehen und mögliche Abweichungen vom erarbeiteten Konzept fallen sofort auf.

Im Verlauf unserer Arbeit am Pitch gab es drei Projektphasen:

• Gamestorming & Innovation Games: Zunächst ging es darum, mit Hilfe von spielerischen Innovationstechniken, die Aufgabenstellungen zu verstehen, Business- und Userziele zu erarbeiten und eine gemeinsame Projekt-Vision zu entwickeln.
• Definition & Konzeption: Im nächsten Arbeitsschritt trennten wir wichtige Erkenntnisse von weniger wichtigen, erarbeiteten Story Maps und User Tasks für die relevanten Nutzergruppen (Nutzerzentriertes Design!) und skizzierten unsere Ideen. Die Definition von Schlüsselelementen half, die Projekt-Vision weiter zu fokussieren.
• Design, Prototyping & Präsentation: Wireframes dienten als Grundlage für die kreative Umsetzung der Vision durch unsere Designer. Für den Pitch-Termin wurden ein Klick-Dummy und eine multimedial angereicherte Präsentation vorbereitet.

In allen Phasen half es, die Gesamtheit unserer Projektvision stets vor Augen – an den Wänden – zu haben. Wir mussten gegen Ende des Pitch-Prozesses Leitern benutzen, um den letzten verfügbaren Wallspace noch nutzen zu können.

Befindlichkeitsmonitor fürs Team – Mini-Retro & Retro

Zwei Wochen konzentrierter Teamarbeit sind eine lange Zeit – und eine emotionale Herausforderung für jedes Team. Offene Kommunikation zu jedem Zeitpunkt im Verlauf des Projektes ist daher essentiell.

Die Methode der Retrospektive findet besonders in der agilen Softwareentwicklung Anwendung. Sie bezeichnet ein Team-Meeting, in dem besprochen wird, was im Verlauf der Projektarbeit gut gelaufen und von Wert ist, in unserer weiteren Arbeitsweise etabliert zu werden. Die Retrospektive thematisiert auch Dinge, die der Projektarbeit nicht zuträglich waren und künftig vermieden werden sollten. Auch wird analysiert, welche Dinge angepasst werden sollten, um die Arbeitsweise zu verbessern.

Im Kontext der intensiven Teamarbeit für eine Pitch-Einreichung erweisen sich Daily Mini-Retros (nicht länger als 15 Minuten am Ende jedes Arbeitstages) als wichtiges Werkzeug, um zeitnah auf auftretende Probleme zu reagieren und die Motivation im Team zu halten. Die Mini-Retros sorgen für gemeinsames Verständnis im Projekt und verbessern Kommunikation, Sicherheit und Qualität.

Nach der Präsentation des Pitchprojektes wurde eine besondere Form der Retrospektive gewählt: der „Emotional Seismograph“. Ziel der Übung ist es, herauszufinden, welche Ereignisse bestimmte Emotionen ausgelöst haben. Sie half dem Team dabei, die vielen Veränderungen und Anpassungen innerhalb des Projektes und die Auswirkungen auf die Stimmung im Team besser zu verstehen.

In den meisten Fällen ist es sehr schwierig, eine Diskussion über Gefühle und Empfinden zu führen. Der „Emotional Seismograph“ führt das Team langsam dorthin. Er zeigt auf, wann und wodurch sich in der Gruppe ähnliche Befindlichkeiten ergeben. Auf diese Art wird es für Einzelne leichter, über ihre Eindrücke zu sprechen, da Gemeinsamkeiten sofort sichtbar sind. Darüber hinaus wurden Muster der Arbeitsweisen oder Aktionen identifiziert, mit denen das Team erfolgreich arbeiten konnte und solche, die es für die Zukunft ausschließen oder vermeiden möchte. Die Erkenntnisse daraus wurden in unsere tägliche Arbeit aufgenommen und haben immer noch Gültigkeit.

Resümee

Alle am Pitch-Projekt beteiligten Personen waren sich am Ende einig: diese Form der strukturierten und fokussierten Zusammenarbeit ist höchst produktiv und macht dabei jede Menge Spaß. Die Motivation im Projekt war (bis auf temporäre Schwankungen) durchgehend sehr hoch, das Team identifizierte sich mit dem Projekt und machte im Verlauf eine vollkommen neue Erfahrung der Teamarbeit.

Den Pitch hat die dmcgroup übrigens nicht gewonnen. Hinter dem erarbeiteten Konzept und Design sowie dem Prozess, in dem sie entstanden sind, steht das Team noch heute.

Buchempfehlungen

Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers 
By Alexander Osterwalder and Yves Pigneur

Visual Teams: Graphic Tools for Commitment, Innovation, and High Performance
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Agile Retrospectives: Making Good Teams Great
by Esther Derby and Diana Larsen
Foreword by Ken Schwaber