Seit einigen Wochen arbeiten viele Menschen nun von Zuhause aus. Doch wie geht man am besten mit der selbstständigen Zeiteinteilung um? Und welche Tools und Hilfsmittel bringen wirklich etwas?
Von Tamara Himler
Das neue Umfeld, in dem wir alle nun arbeiten, fordert viel Eigenverantwortung und Selbstorganisation – beides Fähigkeiten mit denen nicht jeder von Grund auf gesegnet ist. Wir haben für Sie verschiedene Techniken, Tools und Apps getestet, um Ihnen dabei zu helfen, auch im Homeoffice die optimale Routine zu finden!
Durch unsere eigenen Erfahrungen haben wir das Thema Zeitmanagement als ein vielseitiges identifiziert, denn es geht nicht nur um die Zeit an sich. Wir haben für Sie die unterschiedlichen Aspekte unter die Lupe genommen:
01 Produktivität
Wir alle wollen die Effizienz unserer Arbeit stetig verbessern. Doch im Homeoffice sind wir oft von einladenden Ablenkungen umgeben, die es einem schwer machen sich zu konzentrieren. Folgende Online- und Offline-Tools könnten Ihnen mit ganz einfachen Tricks helfen, auch alleine (oder mit anderen Personen um Sie herum) den Fokus im Blick zu behalten.
Promodoro Technik (Offline)
Die Methode aus den 1980ern wurde liebevoll nach einer roten Küchenuhr in Tomaten-Form benannt. Die Idee ist simpel: Häufige Pausen sollen die geistige Beweglichkeit verbessern und das Abschweifen und Ablenkungen durch externe Störungen verringern. Das Timeboxing unterteilt die Arbeitsphasen in kleinere Happen und so sollen innere Widerstände ganz einfach ausgetrickst werden.
Diese Methode funktioniert hervorragend offline, kann aber auch mit zahlreichen Apps mit dem Handy angeleitet werden (Beispiel: App Focus Keeper).
Für alle, die ihre Produktivität auch über die Arbeit hinaus weiter optimieren möchten, haben wir einen Buch-Tipp: Das Buch “Atomic Habits” von James Clear, US-amerikanischer Blogger und Speaker, beschäftigt sich damit, wie man lernt gute Gewohnheiten zu etablieren und schlechte sein zu lassen. Atomics sind kleine Gewohnheiten, die in Summe aber fundamental unser Leben besser machen können, indem diese kleinen Muster zu einer Routine werden. Viele kleine Veränderungen werden übereinander gelegt und so entsteht große Veränderung. Clear vertritt den Ansatz, dass jede Gewohnheit in kleinere Gewohnheiten herunter gebrochen werden kann und wir somit Stück für Stück unser Verhalten verändern können. Ein Beispiel: Wenn Sie in einem Jahr 30 Bücher lesen möchten, starten Sie doch damit jeden Tag eine Seite zu lesen!
Ryder Carrol, der Erfinder des Bullet Journals, war aufgrund seiner Lernschwäche gezwungen eine Methode zu finden, um seine Produktivität zu steigern. Und nach einiger Zeit entwickelte er eine eigene Sprache – das Rapid Logging – um seine Aufgaben, Fortschritte und Events im Blick zu behalten und zu tracken. Carrol selbst beschreibt es als “mindful practicte disgused as a productivity system”, denn bei dieser Methode geht es auch darum sich Ziele zu setzen und über seinen Alltag zu reflektieren, auch Prioritäten und Inspirationen können festgehalten werden. In vier Kategorien (Daily Log, Monthly Log, Future Log und Index) werden “Bullets” notiert und Arbeitsstände festgehalten.
02 Tracking & Reporting
Rescue Time (Online)
Der Tag vergeht und wir beschäftigen uns mit tausend Dingen und am Ende wissen wir nicht mehr, was wir eigentlich getan hab. In solchen Fällen könnten Sie damit beginnen Ihre Arbeitszeit zu tracken, beispielsweise mit dem Online-Tool “Rescue Time”, welches auch von ganzen Teams genutzt werden kann. Einer der Vorteile dieser Applikation ist, dass man bestimmte Seiten wie Social Media, Entertainment- oder Nachrichten-Seiten, ganz einfach blockieren kann und so noch fokussierter bei der Sache bleibt. Außerdem können Ziele gesetzt und Reminder eingestellt werden, die nach einer festgelegten Zeitspanne automatisch erscheinen (wenn Sie beispielsweise bereits eine Stunde auf YouTube verbracht haben). Gesammelt wird alles in einer Trend-Ansicht und auch in einem Weekly Report.
Toggl (Online)
Dieser One-Klick-Timer wird bereits von einigen dmcgroup-Teammitgliedern genutzt. Toggl ermöglicht es, Aufgaben abzuarbeiten und einen zeitlichen Überblick zu behalten. Termine können in Toggl getrackt werden und der Toggl-Button kann in mehrere Applikationen, wie Slack oder Trello, integriert werden. Auch hier können ganze Projekte angelegt werden um den Fortschritt und Scope stets im Blick zu behalten. Auch Stundensätze können in diesem Tool hinterlegt werden und Reportings ausgespielt werden.
Tyme (Online)
Tyme erlaubt es, über die Arbeitszeit hinaus, ganze Projekte, Budgets und Deadlines zu planen – für sich alleine oder im Team. Timer können über Shortcuts definiert werden, erfasste Zeiten können mit einem Kalender gekoppelt werden und Exporte sind möglich. Optisch ansprechende Visualisierungen geben einen Überblick über gebuchte Stunden, Über- & Unterstunden, Arbeitszeiten, verplante Zeiten und Umsätze. Auch für Teamleiter ist Tyme interessant, da eine Auslastungsübersicht über alle Teammitglieder schnell erkennen lässt, bei welchen Personen Verfügbarkeiten vorhanden sind. Aktuell ist das Tool nur für Apple-User verwendbar und kostenpflichtig. Wer sich einen ersten Überblick verschaffen möchte, kann die kostenfreie Testversion ausprobieren.
03 Aufgaben
Todoist (online)
Ein weiteres Tool, welches vom dmcgroup-Team gerne benutzt wird, ist Todoist. Wie der Name schon sagt, unterstützt dieses Tool dabei Aufgaben zu strukturieren und To-Do-Listen für den aktuellen und die nächsten sieben Tage zu erstellen. Todoist bietet die Möglichkeit, Teilaufgaben und Abschnitte zu definieren, Aufgaben anderen Personen zuzuschreiben, Reminder und Produktivitäts-Ziele zu setzen. Die Ergebnisse werden visuell präsentiert und das Tool lässt sich über alle Devices hinweg synchronisieren und ist mit Alexa, Dropbox und Google-Kalendern verknüpfbar.
Trello (Online)
Dieses Tool nutzen wir in der Agentur gemeinsam mit Kunden für den Überblick über Projekt-Stati, aber auch intern sehr gerne um entweder unsere eigenen Aufgaben im Blick zu behalten oder auch im Team mit einander Aufgaben zu definieren und zu verteilen. In Trello können Listen und Karten angelegt werden, selbstdefinierte Labels können vergeben werden und Checklisten, Fristen und Mitarbeiter können hinterlegt werden. Wir konnten bereits viel Erfahrung mit Trello sammeln und benutzen es regelmäßig, da es besonders flexibel und vielseitig einsetzbar ist!
Der Schlüssel: Routine
Diese Liste an Tools gibt nur einen kleinen Einblick in die Masse an Software und Techniken die es gibt, um produktiver zu werden. Am Ende des Tages ist es trotz aller Helferleins aber vor allem wichtig eine gute Routine zu finden und Dinge zu nutzen, die einen nicht aufhalten, sondern schneller und einfacher arbeiten lassen. Wir hoffen, dass hier das Eine oder Andere dabei ist, um Sie bei diesem Vorhaben zu unterstützen!
Get in touch, meet the beast!
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