Digitaler Situation Room – Situation R

Software zur Unterstützung kollaborativer Entscheidungsfindung

FAS Research ist ein international führendes Analyse- und Beratungsunternehmen für die Anwendung und Weiterentwicklung der Network Sciences zur Lösung strategischer Fragestellungen im Business-Kontext.

Seit über 25 Jahren unterstützt FAS Research globale Unternehmen, öffentliche Institutionen und führende gemeinnützige Stiftungen mit strategischen Netzwerkanalysen und proprietären digitalen Werkzeugen dabei, robuste Antworten zu finden und belastbare Entscheidungen zu treffen.

Dafür kommen seit vielen Jahren u.a. erprobte Methoden im Kontext der Gestaltung interaktiver Gruppenprozesse zum Einsatz. Diese Methoden ermöglichen es Teams, in kurzen Zeiträumen strategische Entscheidungen zu treffen.

Für die Optimierung und Weiterentwicklung der Workshop-Software Situation R beauftragte FAS Research im Rahmen einer partnerschaftlichen Kooperation die dmcgroup.

Kunde: FAS Research

Seit: 2021

Leistungen:

Backend Development Frontend Development Interaction Design Visual Interface

Ausgangslage

Eines der Ziele von FAS Research ist es, Unternehmen und Organisationen bei Entscheidungsfindungen und Co-Kreation von innovativen/strategischen/geschäftlichen Lösungen zu unterstützen.

Gemeinsam mit den Stakeholder;innen der Unternehmen helfen die erfahrenen Workshop-Facilitator:innen von FAS Research, Muster und Tendenzen in geschäftlichen Settings wahrzunehmen und zu interpretieren.

Die Workshops von FAS Research ermöglichen Teams die schnelle Lagebeurteilung in volatilen Situationen – nicht zuletzt dank der webbasierten Situation Room Prozess-Software “Situation R” für Präsenz- und Remote-Workshops.

Die Optimierung dieses Tools war Ziel der Zusammenarbeit von FAS Research und dmcgroup.

Herausforderungen vor dem Redesign des Tools

Es gab zu Beginn unterschiedlichste Herausforderungen, die es mithilfe von Situation R zu meistern galt:

Historisch gewachsenes Tool mit umfangreicher Code-Basis
Fehlende Flexibilität, um aktuelle Bedürfnisse im Tool abbilden zu können
Keine intuitive Bedienung für Teilnehmer:innen (nur Desktop-Nutzung)
Fehlender Fokus des Tools für Moderator:innen im Workshop
Anzeige von für Teilnehmer:innen irrelevanter Information

Nach einer umfassenden gemeinsamen Evaluierungsphase entschied sich das Team von FASresearch und dmcgroup für die ganzheitliche Neuentwicklung einer Softwarelösung mit modernen Open-Source-Frameworks. Dadurch wurde die Basis für eine schlankere und besser wartbare, zukunftssichere Applikation geschaffen.

Neben dem technischen Neuanfang stand eine komplette Überarbeitung des UI- und Interaction Designs am Beginn des Projekts.

Backend und Frontend Development

Unsere Neuentwicklung des FAS Research Situation Rooms

Die Situation R Software erfüllt in den Workshops von FAS Research mehrere Funktionen:

Planung der Agenda und Vorbereitung des Workshops durch Moderator:innen
Führung durch den Workshop: Präsentation und Anweisungen
Entscheidungsfindung durch Workshop-Teilnehmer:innen im Bewertungsprozess via Smartphone
Echtzeit-Rückmeldungen zur Workshop-Partizipation für Moderator:innen
Präsentation der Ergebnisse

Damit ist die webbasierte SituationR-Software ein Paradebeispiel für die Umsetzung einer Omnichannel-User Journey: Das Design der Benutzeroberfläche ist für unterschiedliche Use Cases und digitale Touchpoints optimiert.

Auch technisch stellten wir das Tool auf neue Beine: SituationR verwendet am Backend Node.js und MySQL, um eine Schnittstelle (API) für das Frontend anzubieten. Dieses basiert auf dem populären JavaScript-Framework Vue.js und verwendet zusätzliche Plugins wie Chart.js und Cytoscape.js. Für die Echtzeitsteuerung eines Workshops werden außerdem WebSockets als Übertragungstechnologie genutzt.

Durch die Services von Microsoft Azure und GitHub ist es möglich, automatisiert und rasch neue Versionen zu deployen und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

„Das Tool ist historisch gewachsen und war in der Bedienung für die Endnutzer:innen und auch für die Moderator:innen nicht intuitiv genug. Die Erfahrung von dmcgroup im User Experience Design hat dem mit einem Schlag ein Ende bereitet.“

Mag. Christian Gulas, Chief Science Officer (CSO) und Partner | FAS Research

Laufender Design Support

Fortlaufende Partnerschaft

Die Teams von dmcgroup und FAS Research wandten von Beginn an die Prinzipien der agilen Softwareentwicklung für die Zusammenarbeit an.

Dadurch konnte FAS Research jederzeit den Kurs der Arbeit anpassen und neue Prioritäten je nach aktueller Situation bestimmen – und am Ende eines jeden zweiwöchigen Sprints fertige Software in Betrieb nehmen.

So konnte die Software (beinahe) von Tag 1 an im produktiven Einsatz gestestet werden.

Laufendes Feedback aus der Praxis zur Verbesserung

Die enge Zusammenarbeit mit der Hauptnutzergruppe der Software – den Workshop-Moderator:innen von FAS Research – brachte laufend wertvolles Feedback aus der Praxis ins Projektteam.
Die grundlegenden Designprinzipien wurden durch positives Feedback aus Workshops bestätigt. Rückmeldungen zu Optimierungspotential flossen umgehend wieder in die Entwicklung ein.
Damit wurde und wird die Software laufend verbessert. Die Key Performance Indikatoren bestätigen den Erfolg:

Positive Rückmeldungen von Moderator:innen aus der Workshop-Praxis
Messung hoher Interaktionsraten in den Workshops
Starker Rückgang von Problemen bei der Abstimmung

Iterative Umsetzung in einem integrierten, multidisziplinären Team

Das Team hinter Situation R hat ein Tool ins Leben gerufen, das es in dieser Form nicht gibt. In den vergangenen Jahren wurde die (Weiter-)Entwicklung von Situation R durch jede:n Einzelne:n massiv vorangetrieben. Durch die Expertise, das Know-How und nicht zu letzt die Motivation unserer Teammitglieder:innen konnte Situation R so erfolgreich werden, wie es ist.

Neben den inhaltlichen Erfolgen, die wir mit der Neuentwicklung der Software SituationR erzielen konnten, freut uns besonders die einzigartige, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Team von FAS Research.
Den Erfolg des Projektes verdanken wir zu einem großen Teil der gewählten Arbeitsmethode:

Projektstart mit Inception
Zeit für initiales, gemeinsames Erkunden der Projektlandschaft und Aufgabenstellung
Agile Arbeitsweise
Bestens gewappnet für die permanente Anpassung von Prioritäten und das Einbringen neuer Ideen in den Prozess
Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Projektpartner auf Augenhöhe statt nur Kunde und Auftragnehmer
Regelmäßiger Austausch
Fixe, gemeinsame Termine wie Analyse, Review und wöchentliche Standups für Kontinuität in der Zusammenarbeit
User Research
Konstanter Kontakt mit der Hauptzielgruppe für kontinuierliches Feedback und Iteration
Time & Material Modell
Volle Transparenz auch bei gemeinsamer Budgetplanung und Abrechnung
Diese Prinzipien stellen das Fundament unserer erfolgreichen Zusammenarbeit im Projekt dar.

Ein Projekt, das Sinn stiftet & allen Beteiligten großen Spaß macht.

Laufender Design Support

Fortlaufende Partnerschaft

Über das SituationR Tool hinaus betreuen wir FAS Research als Design-Agentur in allen gestalterischen Belangen. So durften wir seit Beginn der Zusammenarbeit die Website relaunchen, Druckmaterialien aller Art gestalten und Vertriebsunterlagen aufbereiten, beispielsweise einen PowerPoint Master anlegen.