Wie gelingt es, mit KI Integration zeitraubende Arbeiten in Workshops zu automatisieren und Moderator:innen zu entlasten? In diesem Beitrag zeigen wir anhand des Tools Situation R, wie sich Künstliche Intelligenz sinnvoll in die Moderation und Strukturierung von Workshops integrieren lässt.
Künstliche Intelligenz als Lösung für komplexe Workshop-Prozesse
In erfolgreichen Workshops kommt es auf Tempo, Präzision und Klarheit an – besonders, wenn innerhalb weniger Stunden tragfähige Entscheidungen getroffen werden sollen. Genau hier setzt Situation R an: Ein KI-gestütztes Tool, das wir gemeinsam mit unserem Kunden FAS Research entwickelt haben. Es ermöglicht es, Strategie- und Decision-Making-Workshops effizient durchzuführen, und innerhalb weniger Stunden mit Gruppen komplexe Lagebilder inklusive Handlungsempfehlungen zu entwickeln.
Im Zentrum von Situation R steht dabei eine smarte Verbindung aus intuitiver Abstimmung per Smartphone, klarer Visualisierung der Ergebnisse und Künstlicher Intelligenz zur inhaltlichen Unterstützung der Moderation.
Die Herausforderung im Workshop
In einem typischen Situation R Workshop mit 10–20 Teilnehmer:innen entstehen durch Gruppenarbeiten zahlreiche Vorschläge zum Themenbereich, die oft inhaltlich überlappen oder sich sehr ähneln. Bevor diese Inhalte zur Abstimmung gebracht werden können, müssen sie:
thematisch konsolidiert,
prägnant formuliert,
klar voneinander abgegrenzt
mit einem aussagekräftigen Titel versehen werden.
Diese inhaltliche Verdichtung ist Aufgabe der Moderator:innen – und das mitten im laufenden Workshopbetrieb. Der kognitive und zeitliche Aufwand ist dabei enorm – besonders, wenn es sich um eine Vielzahl handschriftlicher, mündlicher oder digitaler Inputs handelt.
KI Integration für die Textaufbereitung: Struktur und Stil auf Knopfdruck
Ein oft unterschätzter Vorteil von generativer KI ist ihre Fähigkeit, auch große Textmengen effizient und intelligent zu überarbeiten. In Situation R setzen wir diese Fähigkeit gezielt ein:
- zur Konsolidierung von Vorschlägen
für die Verbesserung der inhaltlichen Struktur der Texte
zur stilistischen Vereinheitlichung (z. B. Tonalität, Kürze, Verständlichkeit),
für die Ableitung prägnanter Titel oder Überschriften.
Gerade bei komplexen Themen mit vielen Meinungen hilft die KI dabei, ein einheitliches, klares und gut lesbares Ergebnis zu erstellen – ohne die Individualität der Beiträge zu verlieren.
Damit wird die KI zu einem produktiven Sparringspartner in Echtzeit, der Struktur, Stil und Effizienz gleichermaßen unterstützt.
Unsere Lösung: KI Integration in Situation R
Um den Moderationsprozess zu entlasten, haben wir in Situation R KI-Funktionalitäten auf Basis von ChatGPT integriert. Diese ermöglichen es, die Inputs der Teilnehmer:innen in Echtzeit zu verarbeiten.
Exemplarische Custom-Prompts, die zum Ergebnis führen:
„Formuliere daraus konkrete Maßnahmen.“
„Liste ähnliche Maßnahmen untereinander auf (noch nicht zusammenlegen).“
„Erstelle einen passenden Titel pro Maßnahme.“
„Nutze die Originalsprache und -ausdrücke der Teilnehmer:innen.“
Im Anschluss werden ähnliche Vorschläge konsolidiert, um die Anzahl der Abstimmungselemente zu reduzieren – ohne Inhalte zu verfälschen.
Praxiseinsatz: Workshop zur Arbeitgebermarke mit der DRV
Im Rahmen eines Workshops mit der Deutschen Rentenversicherung Baden-Württemberg zur Erarbeitung einer neuen Arbeitgebermarke konnte ich die KI Integration in Situation R selbst erfolgreich testen.
Ich durfte in diesem Fall die Co-Moderation im Workshop übernehmen. Nach einer intensiven Kleingruppenphase zur Sammlung von Handlungsempfehlungen nutzte ich die KI Integration, um:
Die zahlreichen Gruppen-Inputs zu strukturieren und zusammenzufassen,
die Vorschläge in ein einheitliches Format zu überführen (Titel + Beschreibung),
und eine konsolidierte Abstimmungsliste zu erstellen.
Ergebnis: Die Teilnehmer:innen konnten ohne nennenswerte Wartezeit in den Bewertungsprozess einsteigen – und ich sparte Zeit und Nerven im Workshop.
Vorteile der KI Integration für Moderator:innen
Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Situation R bringt klare Vorteile im Workshopkontext:
- Fokus auf Moderation statt Datenaufbereitung
- Spürbare Zeitersparnis
- Konsistente, verständliche Ergebnisformate
- Reibungsloser Ablauf auch bei komplexen Themen
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Fazit: KI Integration macht Workshops effizienter
Situation R zeigt, wie Künstliche Intelligenz sinnvoll in bestehende Workshopprozesse integriert werden kann – ohne sie zu dominieren. Die Moderation wird entlastet, die Teilnehmer:innen profitieren von einem reibungslosen Ablauf und besseren Ergebnissen.
Für Agenturen, Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen, die Entscheidungsfindung strukturierter, inklusiver und effizienter gestalten wollen, bietet Situation R eine echte Lösung.
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Maßgeschneiderte KI Integration: Fragen & Antworten
Hier finden Sie Antworten zu den wichtigsten Fragen zum Thema. Bei konkreten Fragestellungen stehen wir Ihnen natürlich gerne direkt zur Verfügung!
Was versteht man unter maßgeschneiderter KI Integration?
Maßgeschneiderte KI Integration sind individuell entwickelte Integrationen, die auf spezifische Geschäftsprozesse, Datenstrukturen und Ziele eines Unternehmens abgestimmt sind – von intelligenten Assistenten bis hin zu automatisierten Analyse-Tools.
Welche Vorteile bieten generative KI Modelle in Softwareprodukten?
Generative KI kann Inhalte erzeugen, strukturieren oder zusammenfassen – z. B. Texte, Ideen oder Nutzerantworten. Das eröffnet neue Möglichkeiten für Produktivität, Personalisierung und Benutzerführung in digitalen Produkten.
Für welche Anwendungsfälle eignet sich KI besonders gut?
KI Integrationen eignen sich besonders für wiederkehrende Aufgaben, strukturierte Entscheidungsprozesse, Text- oder Datenverarbeitung, Inhaltsgenerierung und interaktive Systeme (z. B. Chatbots, Assistenten, Empfehlungssysteme).
Wie kann KI bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen helfen?
Durch KI lassen sich manuelle, zeitintensive Prozesse wie Dateneingabe, Textbearbeitung oder Vorqualifizierung automatisieren – oft schneller und mit höherer Konsistenz als rein menschliche Abläufe.
Kann generative KI auch komplexe Inhalte zuverlässig verarbeiten?
Ja – moderne generative KI kann nicht nur Texte erstellen, sondern auch große Mengen an Informationen strukturieren, zusammenfassen, umformulieren oder für verschiedene Zielgruppen verständlich aufbereiten.
Wie läuft ein KI-Projekt bei der dmcgroup ab?
Wir starten mit einem Inception-Workshop zur Bedarfsanalyse, entwickeln darauf aufbauend erste Prototypen möglicher Lösungen und setzen Ihre individuelle KI Integration agil und nutzerzentriert um – in enger Abstimmung mit Ihrem Team.
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