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Für viele Menschen ist die aktuelle Arbeitssituation eine Premiere. Damit Sie auch im Homeoffice erfolgreich sind, gibt es einige Dinge zu beachten.

Von Aleksandra Tomic

Auch vor der Corona-Pandemie wurde der Trend „Homeoffice“ bereits von dmcgroup unterstützt. Mitarbeiter können so flexibler und ortsunabhängig eingestellt werden. Das bringt auch einige Vorteile für Arbeitnehmer mit sich: Zeitersparnis durch Vermeidung von langen Arbeitswegen, die verringerten Kosten durch eine Tätigkeit im Homeoffice. Außerdem genießen viele im Homeoffice ein ruhigeres Arbeitsumfeld.

Wenn Sie aber nicht gewohnt sind von Zuhause aus zu arbeiten und sich noch keinen entsprechenden Workflow angeeignet haben, führt das Homeoffice-Modell für Sie möglicherweise auch zu Schwierigkeiten. Daher wollen wir Ihnen in diesem Artikel nicht nur Tipps für das Arbeiten im Homeoffice mitgeben, sondern auch Tool-Tipps vorstellen, die Sie in der täglichen Arbeit unterstützen können.

Definieren Sie einen festen Arbeitsplatz

Bei dem englischen Begriff Work-Life-Balance handelt es sich um das Finden des Gleichgewichts zwischen Beruf und Privatleben. Um diese Balance zu finden, ist es umso wichtiger, dass man im Homeoffice den privaten Bereich vom Arbeitsplatz trennt. Anstatt es sich auf der Couch bequem zu machen, widmen Sie einen bestimmten Raum oder eine bestimmte Oberfläche in Ihrem Zuhause der Arbeit.

 

Am besten eignet sich natürlich ein Arbeitszimmer, bei dem man die Tür schließen kann.  Allerdings reicht auch ein ruhiger Platz in der Ecke des Wohnzimmers – wichtig ist hier, dass auf dem Arbeitsplatz nur gearbeitet wird. Wenn Sie die Wahl haben, wo Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, sollte auch auf eine gute Beleuchtung geachtet werden.

Home Office

Entwickeln Sie eine geeignete Arbeitsroutine

It’s time to get down to business. Das Schöne an der Arbeit von zu Hause aus ist, dass Sie Ihre Arbeitszeiten flexibel festlegen können. Wenn Sie beispielsweise morgens am produktivsten sind, können Sie Ihre Arbeitszeit von 7.00 bis 15.00 Uhr festlegen. Wenn Sie zusätzlich Kinder betreuen, teilen Sie den Tag im Homeoffice in abwechselnde Phasen ein. Auf eine halbe Stunde bis Stunde Arbeit folgt eine entsprechend definierte, arbeitsfreie Zeit für das Kind oder die Kinder. Wichtig ist, sich in jeder Phase auf die jeweilige Aufgabe zu fokussieren.

Bleiben Sie mit Ihrer Führungskraft in enger Abstimmung

Homeoffice als Arbeitsmodell erfordert klare und vor allem transparente Vereinbarungen mit Vorgesetzten. Legen Sie am besten regelmäßige Teammeetings fest um offen über alle Fragen zu sprechen.

 

Laut Meinungsforschungsinstitut Gallup wissen Mitarbeiter im Homeoffice häufig nicht genau, was ihre Führungskraft genau von ihnen erwartet. Daher ist es wichtig, dass bereits vorab Aufgaben, Arbeitsumfang, Zielvorgaben, aber auch Anwesenheitspflichten festgelegt und abgestimmt werden.

 

Regelmäßiger Austausch zwischen den Teamkollegen beziehungsweise zwischen Führungskräften und Mitarbeitern ist essenziell! Man unterschätzt, wie oft man sich im Büroalltag zwischen Tür und Angel kurz auf den neuesten Stand bringt, Fragen stellt oder Freigaben einholt.

 

Im Homeoffice geht das zwar auch spontan (richtigen Kommunikationskanal wählen!), besser sind aber tägliche, zeitlich fixierte virtuelle Treffen oder Telefonate, um die wichtigsten Themen gesammelt zu besprechen.

Teammeeting

Lernen mit Hilfe von verschiedenen Tools zu kommunizieren

Jeder muss selbst mit seinem Team und Kunden herausfinden, welche Kanäle sich am besten für die Kommunikation eignen und wie man diese miteinander kombiniert. Gerade jetzt ist eine gute Gelegenheit, die Tools voll auszunutzen. Wir experimentieren mit den Funktionalitäten unserer Programme: Zum Beispiel nutzten einige Kollegen zum ersten Mal die Statusmeldung bei slack um den anderen mitzuteilen, wann sie konzentriert arbeiten, Mittagspause machen oder in einem Call sind und wann sie wieder verfügbar sind.

Wir sind über vier Standorte verteilt und haben internationale Kunden. Diesbezüglich habe wir auch zahlreiche Erfahrungen mit Konferenz- und Videocalls sammeln können. Diese Maßnahmen funktionieren für uns gut:

  • Pünktlichkeit. Achten Sie auf die Pünktlichkeit, am besten fünf Minuten früher dem Meeting beitreten, um die Verbindung zu testen.
  • Es spricht immer nur einer. Das entspricht auch der Knigge bei einem persönlichen Meeting 🙂
  • Moderation. Bei Gruppengrößen ab ca. fünf Personen benötigen das Meeting eine Moderation. Ein Teammitglied führt alle durch die Agenda, übergibt das Wort und fasst das Protokoll zusammen.
  • Mute. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Konferenzverbindungen stabiler sind, wenn alle, die nicht reden, ihren akustischen und visuellen Input muten. Das heißt, Video und Mikrofon aus- bzw. stummschalten.
  • Den Chat nutzen. Fragen können gemeinsam in einem Chatfenster gesammelt werden. So gehen keine Impulse verloren und Fragen können nach und nach vom Moderatoren adressiert werden.
  • Workshops nicht absagen. Workshops sind auch im Homeoffice durch verschiedene Tools machbar. Wir benutzten InVision Freehand, das gemeinsame Kollaboration auf einer Art „Leinwand“ in Echtzeit ermöglicht. Für spezifische Workshopformate gibt es z.B. hier Online-Kollaborationstemplates. Man kann auch Trello gut für solche Formate nutzen; es erfüllt nicht ganz den „Echtzeit-Charakter“ – dafür kann man es gut als virtuellen „Post-it“-Ersatz nutzen.

Kommunizieren Sie häufig mit Ihren Kollegen und Kolleginnen

Im Büro kann man sich schnell nebenbei mit den Kollegen abstimmen, erinnern ein Layout zu liefern, dem Kunden noch Feedback zu geben etc. Im Homeoffice funktioniert das leider nicht. Somit ist bei remote work eine gute und transparente Kommunikation das Wichtigste.

Um das Team in der Zeit des remote Arbeitens zusammenzuhalten, macht es Sinn, sich zu einer festen Zeit einmal am Tag oder einmal pro Woche in der Gruppe auszutauschen und den Stand der Arbeit zu besprechen. Wir nutzen für kurze und schnelle Abstimmungen Slack, für Teammeetings die Kommunikationstools Microsoft Teams und WebEx.

Und wie im Büro tut es gut, nicht ausschließlich über die Arbeit zu reden. Warum sich nicht einmal zum virtuellen gemeinsamen Mittagessen, Kaffeetrinken oder Feierabendbier verabreden? Das geht ganz einfach mit den Tools die wir oben bereits erwähnt haben.

Homeoffice - Team

Wechseln Sie auch im Homeoffice in ein „Tagesoutfit“

Aus dem Bett aufstehen, im Pyjama einen Kaffee trinken und direkt mit dem Job loszulegen hat bestimmt einen gewissen Reiz. Um allerdings in den Arbeitsmodus zu wechseln und sich richtig zu fokussieren, sollten Sie sich auch im Homeoffice angemessen kleiden. Nimmt man an Videokonferenzen teil, sollte man sich auch hier professionell präsentieren.

Machen Sie Pausen

Wenn wir von zu Hause aus arbeiten, sitzen wir oft sehr viel mehr. Wir müssen nicht mehr zu Verkehrsmitteln gelangen, zum Konferenzraum oder den Kollegen laufen oder Mittagessen besorgen. Wir müssen Impulse setzen, um uns daran zu erinnern, uns regelmässig zu bewegen. Zusätzlich ist eine einstündige Mittagspause ein perfekter Energielieferant.

Setzen Sie Grenzen zwischen Beruf und Privatem

Am selben zu Ort arbeiten, an dem man wohnt, führt bei einigen Menschen dazu, dass sie nicht von der Arbeit abschalten können und 24/7 erreichbar sind. Um eine Grenze zwischen Beruf und Privaten zu setzten, ist eine Abendroutine hilfreich; z.B. Rechner runterfahren und die Tür des Arbeitszimmers schließen. Wer über kein separates Arbeitszimmer verfügt, kann seinen Laptop ausschalten, zuklappen und in eine Lade legen, und wer noch einen zusätzlichen Monitor nutz, diesen mit einem Tuch abdecken.

8 Homeoffice Tipps für mehr Produktivität

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